Танай ISO зөвхөн цаасан дээр байгааг илтгэх 5 шинж

ISO стандартын шаардлагад нийцсэн менежментийн тогтолцооны үнэ цэнэ нь баримтжуулсан мэдээллийн хэмжээгээр бус, өдөр тутмын ажил хэр тогтвортой явагдаж, гүйцэтгэлийн мэдээллийг шийдвэр гаргах болон сайжруулахад хэр ашиглаж байгаагаар хэмжигдэнэ.

Энд «цаасан дээр» гэдэг нь зөвхөн хэвлэмэл баримт бичиг гэсэн үг биш. Өдөр тутмын ажилд ашиглагддаггүй цахим файл, журам, маягт, бүртгэл ч үүнд хамаарна.

Доорх таван шинж нь аудитын шалгуур эсвэл гэрчилгээний талаарх дүгнэлт биш. Аль нэг шинж илэрсэн нь стандартын шаардлага хангаагүйг дангаараа нотлохгүй. Харин менежментийн тогтолцоогоо бодит ажиллагаатай нь тулган шалгах дохио болно.

1. Аудит дөхөхөд л тогтолцоо «ажиллаж» эхэлдэг

Аудитын өмнөх хэдэн долоо хоногт л журам, үзүүлэлт, үүрэг хариуцлагыг авч хэлэлцэж, ажилтнуудад түр сануулга өгдөг байгууллага байдаг. Аудит дуусмагц эдгээр ажил дахин саардаг бол тогтолцоо өдөр тутмын үйл ажиллагаанд бүрэн нэгтгэгдээгүй байж болзошгүй.

Аудит бол тогтолцоог түр ажиллуулах шалтгаан биш. Харин тогтолцоо төлөвлөсний дагуу хэрэгжиж, үр нөлөөтэй хэвээр байгаа эсэхийг үнэлэх нэг арга юм.

Жишээ

Дотоод аудитын өмнө процессын үзүүлэлт, үүрэг хариуцлага, хэрэгжилтийг нэг дор яаран авч хэлэлцдэг. Гэвч аудитын хооронд эдгээрийг тогтмол авч үзэж, шийдвэрт ашигладаггүй.

Шалгах асуулт

Аудит дөхөөгүй үед сүүлийн гурван сарын турш тогтолцооны ямар ажил тогтмол хийгдсэн бэ?

Эхний алхам

Аудитаас үл хамааран тогтмол явагдах гурван ажлыг сонго. Жишээлбэл, процессын үзүүлэлтийг хянах, үл тохирлыг үнэлэх, удирдлагад үр дүнг тайлагнах гэсэн гурван ажлын давтамж, хариуцагчийг тус бүр тодорхой болго.

2. Журам нэгийг хэлдэг. Бодит ажил өөрөөр хийгддэг

Баримтжуулсан мэдээлэл бэлэн боловч хүмүүс өөр аргаар ажиллаж байвал хоёр нийтлэг шалтгаан байж болно. Журам бодит ажлаас хоцорсон эсвэл үйл явц хяналтгүй өөрчлөгдсөн байж болно.

Аль ч тохиолдолд журам болон бодит ажиллагааны зөрүү нь алдаа гарах, мэдээлэл алдагдах, хариуцлага бүдгэрэх эрсдэлийг нэмэгдүүлнэ.

Жишээ

Журамд бүх захиалгыг нэгдсэн системд бүртгэнэ гэж заасан ч ажилтнууд чат, утас, хувийн тэмдэглэлээр дамжуулан шийддэг.

Шалгах асуулт

Нэг процессыг санамсаргүй сонго. Ажилтны үзүүлсэн бодит дараалал журамтай нийцэж байна уу?

Эхний алхам

Хүмүүсийг хуучирсан журамд хүчээр тааруулах гэж яарах хэрэггүй. Эхлээд аль арга нь зөв, аюулгүй, үр нөлөөтэйг тогтоож, дараа нь үйл явц болон баримтжуулсан мэдээллийг хооронд нь нийцүүл.

3. Бүртгэлийг ажлын үед бус, дараа нь нөхөж бөглөдөг

Бүртгэл бол зөвхөн аудитад үзүүлэх материал биш. Энэ нь юу болсон, хэн хийсэн, ямар үр дүн гарсныг байгууллага өөрөө мэдэхэд хэрэгтэй нотолгоо юм.

Бүртгэлийг хэд хоног, хэдэн долоо хоногийн дараа санамжаар нөхвөл мэдээллийн үнэн зөв байдал болон мөрдөн тогтоох боломж суларна. Үүнээс шалтгаалан доголдлыг цаг тухайд нь илрүүлэх, зөв шийдвэр гаргах боломж буурна.

Жишээ

Өдөр тутмын ажлын бүртгэлийг тухайн үед нь хөтлөхгүй байсаар аудитын өмнө нэг дор нөхөж бичдэг.

Шалгах асуулт

Сүүлийн гурван бүртгэл тухайн ажил явагдах үед үүссэн үү, эсвэл дараа нь нөхөгдсөн үү?

Эхний алхам

Бүртгэлийг аль болох энгийн болго. Хэн, хэзээ, ямар мэдээлэл оруулахыг тодорхойлж, ажлын урсгалын нэг хэсэг болго.

4. Ижил үл тохирол дахин дахин гардаг

Үл тохирлыг тухайн мөчид засах үйлдэл буюу залруулалт болон дахин гарахаас сэргийлэх залруулах арга хэмжээ нь хоёр өөр ойлголт.

Үл тохирол бүрт заавал шалтгааныг арилгах залруулах арга хэмжээ авах албагүй. Харин шалтгааныг арилгах арга хэмжээ хэрэгтэй эсэхийг үнэлж, шаардлагатай арга хэмжээг хэрэгжүүлсэн бол үр нөлөөг нь шалгах шаардлагатай.

Жишээ

Хүргэлт тогтмол хоцордог ч төлөвлөлт, хүчин чадал, нийлүүлэлт, мэдээллийн урсгалтай холбоотой шалтгааныг үнэлэхгүйгээр зөвхөн хүргэлтийн ажилтанд сануулдаг.

Шалгах асуулт

Сүүлийн давтагдсан үл тохирлын үед шалтгааныг арилгах арга хэмжээ хэрэгтэй эсэх болон ижил нөхцөл өөр газар үүсэх боломжийг үнэлсэн үү?

Эхний алхам

Юу болсныг, яагаад болсныг, дахин гарахаас сэргийлэхийн тулд юуг өөрчлөх шаардлагатайг тусад нь авч үз. Хариуцагч, хугацаа болон үр нөлөөг шалгах аргыг тодорхой болго.

5. Зорилт, үзүүлэлтийг шийдвэр гаргахад ашигладаггүй

Самбарт зорилт бичсэн, тайлан гаргасан, хурал хийсэн байлаа ч тэдгээрээс бодит шийдвэр гарахгүй бол тогтолцоо удирдлагын хэрэгсэл болж чадахгүй.

Чанарын зорилт хэмжигдэхүйц, тогтмол хянагддаг байх ёстой. Хэмжилтийн үр дүнг шинжилж, үйл явцын гүйцэтгэл, хэрэглэгчийн сэтгэл ханамж, сайжруулалтын хэрэгцээний талаар шийдвэр гаргахад ашиглах нь чухал.

Жишээ

«Гологдлыг бууруулна» гэсэн зорилт тавьсан боловч хэдэн хувиар, ямар хугацаанд, хэн хэмжих нь тодорхойгүй. Сарын үр дүн муудсан ч шалтгаан, арга хэмжээ, нөөцийн шийдвэр гардаггүй.

Шалгах асуулт

Сүүлийн ямар удирдлагын шийдвэрийг бодит гүйцэтгэлийн мэдээлэлд тулгуурлан гаргасан бэ?

Эхний алхам

Хэрэглэгч болон бизнесийн үр дүнд шууд нөлөөлөх цөөн үзүүлэлтийг сонго. Хэмжих давтамж, хариуцагч, анхаарах түвшин болон үр дүн муудсан үед авах шийдвэрийн дарааллыг тодорхой болго.

15 минутын дотоод шалгах хуудас

Удирдлагын багаараа нэг чухал процессыг сонгоод дараах таван асуултад бодит нотолгоонд тулгуурлан хариулаарай.

Эдгээр таван асуултыг богино видеогоор үзээрэй.

1. Аудит дөхөөгүй үед энэ процесстой холбоотой тогтолцооны ажлууд тогтмол явагдаж байна уу?
2. Баримтжуулсан мэдээлэл болон бодит ажил хоорондоо нийцэж байна уу?
3. Сүүлийн гурван бүртгэл тухайн ажлын үедээ үүссэн үү?
4. Давтагдсан үл тохирлын шалтгааныг арилгах арга хэмжээ хэрэгтэй эсэх болон авсан арга хэмжээний үр нөлөөг үнэлсэн үү?
5. Энэ процессын гүйцэтгэлийн мэдээлэлд тулгуурлан ямар шийдвэр гаргасан бэ?

«Тийм байх ёстой» гэсэн таамгийг нотолгоо гэж үзэхгүй. «Үгүй» эсвэл «мэдэхгүй» гэсэн хариулт бүр сайжруулалтаа хаанаас эхлэхийг заана.

Цаасан дээрээс ажилладаг тогтолцоо руу

Ажилладаг менежментийн тогтолцоо төгс байх албагүй. Харин хүмүүс үүргээ ойлгодог, тохирсон баримтжуулсан мэдээллээ ашигладаг, ажлын нотолгоо цаг тухайд нь үүсдэг, үл тохирлын шалтгааныг үнэлдэг, удирдлага гүйцэтгэлийн мэдээлэлд тулгуурлан шийдвэр гаргадаг байх ёстой.

Эдгээр таван шинжээс аль нэг нь илэрсэн бол бүхнийг нэг дор өөрчлөх гэж яарах хэрэггүй. Хэрэглэгч, чанар, хугацаа эсвэл зардалд хамгийн их нөлөөлж буй нэг процессыг сонгож, баримтжуулсан мэдээлэл, бодит гүйцэтгэл, бүртгэл, үр дүн гэсэн дөрвөн талаас нь шалга.

Societas Prima Transitus — ISO зөвлөх үйлчилгээ.

Бид байгууллагын тань онцлогт тохирсон менежментийн тогтолцоог бүтээж, хэрэгжүүлэхэд зөвлөнө — ISO 9001 (чанар), ISO 14001 (байгаль орчин), ISO 22000 (хүнсний аюулгүй байдал), ISO 45001 (хөдөлмөрийн эрүүл мэнд, аюулгүй байдал), ISO 27001 (мэдээллийн аюулгүй байдал).

Бид гэрчилгээ олгодоггүй. Гэрчилгээ олгох эсэх шийдвэрийг хараат бус гэрчлүүлэгч байгууллага гаргана.